Prowadzenie działalności gospodarczej integralnie wiąże się z koniecznością nabywania środków – np. urządzeń czy nieruchomości – które działalność tę umożliwiają. Nabytki o wartości niższej niż 10 tys. zł można od razu zaliczyć w koszty prowadzonej działalności, pozostałe jednak wymagają rozbicia pierwotnej wartości zakupionego środka na określoną liczbę odpisów amortyzacyjnych. W tym drugim przypadku jednak konieczne jest prowadzenie ewidencji nabywanych środków trwałych.
Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych określa stosowne rozporządzenie Ministra Finansów. Dotyczy on zarówno podmiotów gospodarczych rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców.
Co należy ewidencjonować?
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT środkami trwałymi są budynki oraz lokale, maszyny, urządzenia, środki transportu oraz inne przedmioty…
► stanowiące własność lub współwłasność podatnika,
► nabyte lub wytworzone we własnym zakresie,
► wykorzystywane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
► kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania,
► trwałe – czyli o ponad rocznym przewidywanym okresie używania.
Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?
Ewidencja środków trwałych nie ma ściśle określonego wzoru, a zatem jej rolę może pełnić nawet odręcznie prowadzony dokument – pod warunkiem jednak, że będzie zawierać podstawowe informacje dotyczące nabytego środka oraz jego amortyzacji:
-
liczbę porządkową,
-
datę nabycia oraz datę przyjęcia do używania,
-
określenie dokumentu stwierdzającego nabycie,
-
określenie środka trwałego i odpowiedni symbol Klasyfikacji Środków Trwałych,
-
wartość początkową (a jeśli wystąpiła zmiana wyceny – zaktualizowaną wartość początkową),
-
stawkę amortyzacyjną,
-
datę likwidacji (oraz jej przyczynę) albo datę zbycia.
Zapisów dotyczących środków trwałych (oraz wartości niematerialnych i prawnych) dokonuje się w ewidencji na bieżąco – najpóźniej w miesiącu, w którym zostały one przekazane do użytkowania.
Data przyjęcia do używania
…decyduje o terminie, od którego rozpocznie się amortyzacja. Należy pamiętać, że nie zawsze pokrywa się ona z datą nabycia środka (która figuruje na fakturze lub rachunku) – zdarzają się bowiem sytuacje, gdy nabyty przedmiot podlega zwrotowi lub konieczności naprawy usterek.
Klasyfikacja środków trwałych (KŚT)
Przedsiębiorca nabywający środek trwały ma obowiązek dokonać po zakupie właściwej jego klasyfikacji, czyli przypisać mu numer grupy, do której formalnie należy – zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych (określoną w odpowiednim rozporządzeniu Rady Ministrów). W KŚT wyróżniono szereg grup obiektów (np. grunty, budynki, maszyny i aparaty, środki transportu i in.), które z kolei dzieli się na bardziej szczegółowe podgrupy – do każdej z nich przyporządkowany jest odpowiedni numer.
Klasyfikacja taka ma znaczenie nie tylko „statystyczne”, ale wprost przekłada się na obowiązki podatkowe – albowiem to, w jaki sposób dany środek zostanie zakwalifikowany ma wpływ na zastosowanie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej.
Wartość początkowa środka trwałego w ewidencji środków trwałych
Aby zakupiony składnik majątku wprowadzić do ewidencji środków trwałych oraz poddać amortyzacji, konieczne jest ustalenie jego wartości początkowej. To przede wszystkim cena zakupu danego środka (plus ewentualne dodatkowe koszty związane z nabyciem – np. transportu, instalacji, opłaty skarbowe, cła). W przypadku, gdy środek trwały został wytworzony we własnym zakresie, za wartość początkową uważa się sumę wszystkich kosztów poniesionych podczas jego wytwarzania (nie wlicza się jednak wartości pracy własnej przedsiębiorcy).
Nie zawsze określenie wartości początkowej bywa proste. Sytuacja komplikuje się, gdy dany składnik majątku pozyskiwany był w sposób nieodpłatny – jako spadek czy darowizna. Do określenia wartości początkowej takiego środka konieczna wówczas jest wycena w oparciu o wartość rynkową podobnych (porównywalnych) środków lub wycena dokonana przez rzeczoznawcę.
Nie ma potrzeby ewidencjonowania nabywanych środków trwałych jeśli ich wartość nie przekracza 10 tys. zł. Wartość takiego nabytku można bezpośrednio zaliczyć w koszty prowadzonej działalności.
Zmiana wartości początkowej środka trwałego
Wartość nabytego składnika majątku zmienia się w miarę jego użytkowania. Przede wszystkim zmniejszają ją dokonywane systematycznie odpisy amortyzacyjne. Zmiana wartości może także nastąpić na przykład w wyniku odłączenia części składowej środka trwałego.
Wartość składników majątku – na skutek upływu czasu oraz zużycia – ulega zwykle deprecjacji. Zdarzają się jednak sytuacje odwrotne, kiedy ich wartość rośnie. Najczęściej wynika to z ulepszenia danego środka, czyli jego rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji, modernizacji itd. Wydatki poniesione w tym celu powodują wzrost wartości użytkowej środków trwałych – w stosunku do tej, jaką miały one w dniu przyjęcia do używania. Nie każdy jednak tego rodzaju wydatek można zakwalifikować jako ulepszenie środka trwałego – można to uczynić tylko wówczas, gdy suma kosztów poniesionych na ulepszenie w danym roku podatkowym przekracza 10 tys. zł.
Korekta danych w ewidencji środków trwałych
„Błądzić jest rzeczą ludzką” – głosi stare rzymskie przysłowie. Reguła nie omija oczywiście przedsiębiorców, a pomyłki zdarzają się też przy ewidencjonowaniu środków trwałych. Co więc należy robić, jeśli błąd taki zauważymy? Przepisy nie określają precyzyjnie zasad poprawiania wpisów, zatem korekty należy dokonać na zasadach ogólnie przyjętych w prowadzeniu dokumentacji – czyli skreślenie dotychczasowej treści, wpisanie nowej, następnie podpisanie poprawki i umieszczenie daty jej dokonania. Pamiętać należy o zachowaniu czytelności błędnego zapisu (nie można go zatem całkowicie zamazać).