Czy biurokracja w firmie może być korzystna?

Jeżeli jesteś osobą kierującą pracą zespołu, a może całej firmy, czy spotkałeś się z sytuacją, w której pracownicy wykonują zadania niezgodnie z Twoim poleceniem, nie stosują się do reguł, które w firmie obowiązują od miesięcy lub nawet lat, albo przekazane przez Ciebie polecenia, zadania nie docierają do wszystkich zainteresowanych? Bardzo często jest to objaw pierwszego z kilku różnych kryzysów organizacyjnych. Żeby nie spotykać się z sytuacjami, jakie opisano powyżej, zwiększyć skutecznośc zarządzania i przede wszystkim profesjonalizm, należy wprowadzić procedury, mechanizmy formalne oraz przeszkolić pracowników.

Firma, po osiągnięciu pewnego rozmiaru, nie może funkcjonować bez regulaminów, zarządzeń i instrukcji. Jaki to rozmiar? Odpowiedź jest prosta. Kiedy firma ma problemy z komunikacją i wykonywaniem obowiązków przez pracowników, z przeciążeniem zarządu lub właścicieli, to znak, że trzeba podjąć szybkie działania.

Właściciele i zarządy firm, które po raz pierwszy stykają się z tym zagadnieniem, podchodzą do tej „biurokracji” bardzo nieufnie i z dużą rezerwą.

Na osobach zarządzających firmą spoczywa odpowiedzialność za jej funkcjonowanie. Tą odpowiedzialność można ograniczyć, jeśli stosuje się pewne standardy. Dla przykładu:

  1. Brak regulaminu organizacyjnego lub innego dokumentu określającego kompetencje osób zarządzających w firmie powoduje dezorientacje i osłabia samodzielność pracowników.

  2. Procedury bezpieczeństwa mogą zdjąć z Zarządu część ryzyk i odpowiedzialności

  3. Brak szkoleń oraz procedur obciąża skutkami błędów pracowników, Zarząd i właścicieli. Szczególne ryzyka dotyczą obszarów fiskalnych oraz przetwarzania danych osobowych,

  4. Brak regulaminu wynagrodzeń, systemów premiowania oraz innych regulacji dotyczących „codziennego życia firmy” może uniemożliwić lub utrudnić wykorzystanie możliwości wzmocnienia pozycji firmy jako pracodawcy.

W przypadku wprowadzenia powyższych mechanizmów, trudno wyobrazić sobie, aby pracownik mógł nie wiedzieć, jakie obowiązują go zasady pracy, jak powinien wykonać konkretne zadanie, i że przebywanie na terenie zakładu pracy poza godzinami określonymi w regulaminie wcale nie oznacza pracy w nadgodzinach.

Jako Kancelaria świadczymy usługi w zakresie:

  • analizy, która wskazuje obszary wymagające regulacji,

  • szkolenia wprowadzające dla personelu klienta,

  • tworzenie dokumentacji prawa wewnętrznego.