Czy biurokracja w firmie może być korzystna?
Jeżeli jesteś osobą kierującą pracą zespołu, a może całej firmy, czy spotkałeś się z sytuacją, w której pracownicy wykonują zadania niezgodnie z Twoim poleceniem, nie stosują się do reguł, które w firmie obowiązują od miesięcy lub nawet lat, albo przekazane przez Ciebie polecenia, zadania nie docierają do wszystkich zainteresowanych? Bardzo często jest to objaw pierwszego z kilku różnych kryzysów organizacyjnych. Żeby nie spotykać się z sytuacjami, jakie opisano powyżej, zwiększyć skutecznośc zarządzania i przede wszystkim profesjonalizm, należy wprowadzić procedury, mechanizmy formalne oraz przeszkolić pracowników.
Firma, po osiągnięciu pewnego rozmiaru, nie może funkcjonować bez regulaminów, zarządzeń i instrukcji. Jaki to rozmiar? Odpowiedź jest prosta. Kiedy firma ma problemy z komunikacją i wykonywaniem obowiązków przez pracowników, z przeciążeniem zarządu lub właścicieli, to znak, że trzeba podjąć szybkie działania.
Właściciele i zarządy firm, które po raz pierwszy stykają się z tym zagadnieniem, podchodzą do tej „biurokracji” bardzo nieufnie i z dużą rezerwą.
Na osobach zarządzających firmą spoczywa odpowiedzialność za jej funkcjonowanie. Tą odpowiedzialność można ograniczyć, jeśli stosuje się pewne standardy. Dla przykładu:
-
Brak regulaminu organizacyjnego lub innego dokumentu określającego kompetencje osób zarządzających w firmie powoduje dezorientacje i osłabia samodzielność pracowników.
-
Procedury bezpieczeństwa mogą zdjąć z Zarządu część ryzyk i odpowiedzialności
-
Brak szkoleń oraz procedur obciąża skutkami błędów pracowników, Zarząd i właścicieli. Szczególne ryzyka dotyczą obszarów fiskalnych oraz przetwarzania danych osobowych,
-
Brak regulaminu wynagrodzeń, systemów premiowania oraz innych regulacji dotyczących „codziennego życia firmy” może uniemożliwić lub utrudnić wykorzystanie możliwości wzmocnienia pozycji firmy jako pracodawcy.
W przypadku wprowadzenia powyższych mechanizmów, trudno wyobrazić sobie, aby pracownik mógł nie wiedzieć, jakie obowiązują go zasady pracy, jak powinien wykonać konkretne zadanie, i że przebywanie na terenie zakładu pracy poza godzinami określonymi w regulaminie wcale nie oznacza pracy w nadgodzinach.
Jako Kancelaria świadczymy usługi w zakresie:
-
analizy, która wskazuje obszary wymagające regulacji,
-
szkolenia wprowadzające dla personelu klienta,
-
tworzenie dokumentacji prawa wewnętrznego.