Dla ochrony interesów spółki kapitałowej do kodeksu spółek handlowych wprowadzono regulacje ograniczające swobodę członków zarządu w zakresie zawieranych umów ze spółką. Co do niektórych umów te wymogi są wyższe, jednak za każdym razem ich niedochowanie skutkuje nieważnością umowy.
Rada nadzorcza lub pełnomocnik działający w imieniu spółki
Zgodnie z art. 210 § 1 KSH w umowie między spółką a członkiem zarządu, również w sporze z nim, spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Dzięki tej regulacji wspólnicy mają cały czas kontrolę nad tym, aby zawieranie umów przez spółkę z członkami zarządu nie odbywało się bez ich wiedzy. Brak takiej kontroli rodziłby ryzyko działania na szkodę spółki przez członków zarządu.
Opisana regulacja dotyczy każdej umowy zawieranej między spółką a aktualnym członkiem zarządu, tak więc nie stosuje się jej do byłych członków zarządu. Art. 210 KSH wyłącza prawo do reprezentacji wszystkim członkom zarządu. Jeśli więc zarząd jest wieloosobowy, a planowana umowa ma zostać zawarta tylko z jednym z członków zarządu, na pełnomocnika nie może zostać powołany inny członek zarządu, niebędący stroną tej umowy.
Reprezentacja spółki została ograniczona do rady nadzorczej oraz pełnomocnika wybranego uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeśli spółka posiada radę nadzorczą, o pierwszeństwie jednego z tych podmiotów – czy rada nadzorcza czy pełnomocnik – powinna zdecydować uchwała zgromadzenia wspólników bądź odpowiedni zapis w umowie spółki.
Samo powołanie pełnomocnika powinno odbyć się w głosowaniu tajnym (jako sprawa osobowa), co wyklucza możliwość podjęcia uchwały poza zgromadzeniem. Uchwała sama w sobie jest umocowaniem do działania w imieniu spółki, a więc odrębny dokument pełnomocnictwa nie jest wymagany. W większości przypadków wystarczająca będzie zwykła forma pisemna uchwały, jednak gdy umocowanie dotyczy umowy, której zawarcie wymaga szczególnej formy (np. aktu notarialnego), sama uchwała powołująca pełnomocnika również musi tę formę spełniać.
Konieczne jest zaznaczenie, że nie ma możliwości powołania stałego pełnomocnika do zawierania jakichkolwiek umów ze spółką. Należy przyjąć, że do każdej umowy powinien zostać powołany każdorazowo pełnomocnik, aby za każdym razem zgromadzenie wspólników miało wiedzę o planowanej umowie między spółką a członkiem zarządu, dzięki czemu będzie mogło, dbając o interes spółki, wyznaczyć odpowiednią osobę na pełnomocnika, wskazując zakres jej działania.
Gdy spółka jest jednoosobowa
Odmienne wymogi stawiane są spółce, w której jednoosobowy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu. W takim przypadku wyżej omówioną regulację nie stosuje się, a czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego.
Mając powyższe na uwadze w czynności prawnej zawieranej między spółką a członkiem zarządu ta sama osoba występuje w dwojakiej roli, a funkcję kontrolą „powierzono” aktowi notarialnemu, tak więc udział pełnomocnika czy rady nadzorczej nie jest wymagany.
Umowy z członkami zarządu – art. 15 KSH
Omawiana tematyka nie może pozostać bez zwrócenia uwagi na art. 15 KSH. Zgodnie z tym przepisem zawarcie przez spółkę kapitałową umowy kredytu, pożyczki, poręczenia lub innej podobnej umowy z członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, prokurentem, likwidatorem albo na rzecz którejkolwiek z tych osób, wymaga zgody zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Zaprezentowany przepis pełni przede wszystkim funkcję ochronną bezpośrednio wobec spółki, a pośrednio wobec jej wspólników, ale także wobec choćby jej wierzycieli.
Mimo że literalne brzmienie przepisu odnosi się wyłącznie do zawarcia wymienionych umów, należy przyjąć, że każda czynność odnosząca się do tych umów, jak np. zmiana, podchodzi pod zakres tej regulacji.
Art. 15 KSH zawiera katalog otwarty umów, na co wskazuje zwrot „innej podobnej umowy”. Te inne podobne umowy to z całą pewnością każda umowa nazwana czy nienazwana, której celem jest transfer majątku spółki do albo na rzecz wymienionych podmiotów. Doktryna stoi na stanowisku, że również umowy nieodpłatne jak darowizna są objęte zakresem tego przepisu, jeśli dochodzi do transferu majątku spółki na rzecz wskazanych podmiotów.
Zastosowanie art. 15 KSH będzie miało miejsce niezależnie od tego, jaką rolę pełnić będzie dany podmiot – gdy pożyczkodawcą będzie spółka, jak i wtedy gdy spółka będzie pożyczkobiorcą.
Sankcja za brak zgody zgromadzenia
W momencie gdy doszło do zawarcia umowy opisanej w art. 15 KSH bez zgody zgromadzenia wspólników, umowa ta dotknięta jest sankcją bezskuteczności zawieszonej. Możliwe jest zatem późniejsze potwierdzenie jej ważności. Zgodnie z art. 17 KSH zgoda może zostać wyrażona po zawarciu umowy, jednak nie później niż w terminie dwóch miesięcy od dnia złożenia oświadczenia przez spółkę. Takie potwierdzenie ma moc wsteczną od chwili dokonania tej czynności prawnej. Jeśli takiego potwierdzenia nie będzie, umowa dotknięta jest nieważnością od chwili jej zawarcia.
Stan prawny: 2018.04.23