Święta, Nowy Rok, jubileusze firmy – to tradycyjne okazje do wręczania pracownikom oraz kontrahentom prezentów. Pamiętać jednak należy, że zwyczaj ten nie jest „neutralny” dla fiskusa i podlega pewnym obowiązkom podatkowym.
Upominki świąteczne dla kontrahentów
Kwestia zaliczenia w koszty uzyskania przychodu wydatków poniesionych na świąteczne upominki dla kontrahentów zależy od tego, czy wydatki te stanowią koszty reprezentacyjne czy reklamowe.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje wprost i nie rozgranicza wydatków reprezentacyjnych od wydatków przeznaczonych na reklamę. Nie mniej jednak z pomocą przychodzi tu orzecznictwo izb skarbowych oraz sądów. Zgodnie z nim za koszty reprezentacji uważa się wydatki ponoszone w celu ugruntowania pozytywnego wizerunku firmy i wykreowania dobrych relacji z klientami. Natomiast jako reklamę rozumieć należy działania (oraz związane z tym koszty) mające charakter zachęcania do kupna konkretnego produktu czy usługi (również pośrednio – poprzez promocję firmy).
W orzecznictwie izb skarbowych zawarte jest stanowisko, że nabycie upominków dla kontrahentów, jeśli nie mają one na celu promowania firmy ani jej wyrobów czy usług i są skierowane tylko do ustalonej grupy kontrahentów, mają charakter reprezentacji. Tym samym nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów. W koszty te można natomiast zaliczyć upominki świąteczne nabyte w celu reklamy towarów lub usług firmy.
Z powyższym wiąże się kwestia wartości prezentów. Uznać należy, że te droższe stanowią raczej koszty reprezentacji, natomiast mniej wartościowe gadżety (takie jak kubki, kalendarze, długopisy, notesy z logo firmy itp.) mają raczej charakter reklamowy – ponieważ ich zasadniczym celem jest zachęcenie do skorzystania z usług lub produktów firmy.
Prezenty świąteczne dla pracowników
Z okazji świąt pracodawcy zwyczajowo obdarowują swoich pracowników prezentami – materialnymi lub finansowymi. Powinni jednak uwzględnić, że stanowią one dla pracownika świadczenie i są – podobnie jak wynagrodzenie czy premie – przychodem uzyskanym ze stosunku pracy. Sprawa jednak w tym przypadku jest złożona. Opodatkowanie pracowniczych upominków zależy bowiem od źródła ich finansowania. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na sfinansowanie prezentów świątecznych ze środków obrotowych firmy, wówczas pracownik zobowiązany będzie opłacić podatek od uzyskanego świadczenia (niezależnie od wartości prezentu). Ściślej rzecz biorąc, zrobi to za niego pracodawca, który zmniejszy wynagrodzenie pracownika o kwotę odpowiadającą wysokości zaliczki na podatek od wypłaconego świadczenia (również rzeczowego).
Sytuacja zmienia się, gdy pracodawca sfinansuje zakupione prezenty z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
-
Obowiązek tworzenie ZFŚS dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych, a także pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty).
W takim przypadku wartość (do wysokości 1000 zł) prezentu mającego charakter świadczenia pieniężnego lub rzeczowego (na przykład paczki świątecznej) po stronie pracownika może pozostać zwolniona z podatku.
Warto się przy tym wystrzegać tzw. „urawniłowki” i pamiętać, by wartość prezentu była dostosowana do indywidualnej sytuacji życiowej (rodzinnej, materialnej) pracownika. Zwłaszcza, że tego rodzaju „świąteczne” świadczenie ma z założenia konkretny cel – wesprzeć pracowników w okresie zwiększonych wydatków (potrzeb).
Aby przyznanie dodatkowych świadczeń w formie prezentów na święta odbyło się de lege artis, powinno to jasno wynikać z zapisów przyjętego w firmie regulaminu ZFŚS. Tam wpisuje formy i tryb przyznawania prezentów swoim pracownikom.
Powyższe zwolnienie nie dotyczy jednak talonów czy bonów uprawniających do ich wymiany na usługi bądź towary – te bowiem są opodatkowane.
Opodatkowanie prezentów otrzymanych
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od opodatkowania jest wartość otrzymanych prezentów (nieodpłatnych świadczeń) jeżeli miały one związek z promocją lub reklamą świadczeniodawcy, a ich wartość nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie to nie dotyczy obdarowanych prezentami pracowników lub osób realizujących wobec świadczeniodawcy usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Jeśli kontrahent (prowadzący działalność gospodarczą) otrzymał prezent o większej wartości, jest on zobowiązany uznać to za przychód i w konsekwencji opodatkować wartość prezentu.
W przypadku przekazania droższych upominków świątecznych odbiorcom prywatnym firma przekazująca będzie zobligowana wystawić (do końca lutego roku następnego) zeznanie PIT-11, w którym zostanie określona wartość przekazanego prezentu świątecznego. Otrzymany nieodpłatnie przychód wynikający z tego zeznania odbiorca powinien uwzględnić w składanym przez siebie zeznaniu rocznym.