Urlopy pracownicze są istotnym elementem dla każdego pracownika, zwłaszcza w okresie letnim, kiedy potrzebujemy odpoczynku i regeneracji sił. Mają one na celu nie tylko relaks, ale również nabranie dystansu do codziennych obowiązków zawodowych, by po zasłużonym wypoczynku wrócić do pracy z nową energią i entuzjazmem.
Należy pamiętać, że pracownik udający się na urlop, szczególnie dłuższy, powinien zadbać o to, aby jego współpracownicy nie mieli problemów z wykonywaniem pozostawionych im zadań. Dlatego każda organizacja powinna sporządzać listę osób zastępujących, aby w harmonogramie urlopów pracownicy przewidziani do zastępowania się nie byli nieobecni w tym samym czasie.
Po stworzeniu takiego harmonogramu, pracownik planujący urlop może spokojnie zadbać o swój work-life balance. Powinien jednak uprzednio zająć się bieżącymi sprawami: te, które może dokończyć samodzielnie, finalizuje, natomiast pozostałe, wymagające dalszych działań, deleguje zastępującej go osobie, wdrażając ją w szczegóły i specyfikę zadań do wykonania.
Prawnicy Doradztwa Podatkowego Graczyk przypominają:
– ‘’Zgodnie z art. 167 § 1 ustawy z dnia 26.06.1974r. – Kodeks pracy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Jednakże zgodnie z art. 167 § 2 k.p. pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Według wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8.03.2017 r., II PK 26/16 ” skuteczne odwołanie pracownika z urlopu wymaga od pracodawcy złożenia jednoznacznego oświadczenia woli w sposób pozwalający pracownikowi zapoznać się z jego treścią (art. 167 § 1 w zw. z art. 300 Kodeksu pracy i art. 61 Kodeksu cywilnego).
Wymogu tego nie spełnia wysłanie przez pracodawcę wiadomości na prywatną skrzynkę mailową pracownika, zwłaszcza gdy takiego środka komunikacji nie wykorzystywano wcześniej do komunikacji między stronami stosunku pracy.’’
Ważnym, a często zapomnianym aspektem, jest również pozostawienie przez takiego pracownika porządku w swoim miejscu pracy, przez co rozumie się nie tylko uporządkowanie biurka ale przede wszystkim – uszeregowanie zadań, ułożenie akt czy segregację innych dokumentów.
Z pewnością ułatwi i umożliwi to skuteczne przejęcie obowiązków przez osobę zastępującą.
Równolegle do powyższych działań zalecane jest sporządzenie sprawozdania do bezpośredniego przełożonego, szczególnie jeśli są sprawy które swój bieg kończą już podczas urlopu danego pracownika. Pożądane jest by znalazły się tam zalecenia oraz sugestie dla zachowania spójności.
Zwyczajowo informujemy współpracowników o urlopie pracownika wraz z informacją o tym kto daną osobę zastępuje. Podobnie z informacją do klientów zewnętrznych.
Jak podkreśla Izabela z działu HR Doradztwo Podatkowe Graczyk:
– ‘’u nas kultura organizacyjna przewiduje każdy z powyższych elementów, co zapewnia ciągłość skutecznego działania, a naszym pracownikom pozwala cieszyć się urlopem i bezproblemowym powrotem do pracy.’’