Obecnie wszelkie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) muszą być dokonywane wyłącznie elektronicznie. Składanie wniosków papierowych nie jest dopuszczalne i nie wywołuje żadnych skutków prawnych. Zmiany w spółce należy zgłaszać poprzez system S24 lub Portal Rejestrów Sądowych, a każde zgłoszenie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty sądowej.
Wniosek o zmianę danych w KRS powinien być złożony do właściwego sądu rejestrowego w terminie 7 dni od powstania nowych okoliczności. Zasada ta wynika z artykułu 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 20 sierpnia 1997 r., który stanowi: „Wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.”
Niezłożenie wniosku o dokonanie wymaganych zmian może skutkować odpowiedzialnością za szkody. Zgodnie z art. 18 ustawy o KRS, podmiot wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego odpowiada za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem nieprawdziwych danych do Rejestru, jeżeli podlegały one obowiązkowi wpisu na jego wniosek, oraz za niezgłoszenie danych podlegających obowiązkowi wpisu w ustawowym terminie, chyba że szkoda nastąpiła z powodu siły wyższej lub wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą nie ponosi odpowiedzialności. W przypadku osobowych spółek handlowych, odpowiedzialność ponoszą solidarnie ze spółką osoby odpowiadające za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem.
Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o KRS, jeśli wniosek o wpis do Rejestru lub obowiązkowe dokumenty nie zostaną złożone w terminie, sąd rejestrowy wzywa zobowiązanych do ich złożenia, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin. Takie wezwanie rozpoczyna tzw. postępowanie przymuszające. Sąd może nałożyć grzywnę przewidzianą w przepisach Kodeksu postępowania cywilnego o egzekucji świadczeń niepieniężnych, a w przypadku niewykonania obowiązku w terminie, grzywna może być ponawiana.
Dlatego warto niezwłocznie aktualizować dane w KRS, a jeśli termin został przeoczony, należy dopełnić tego obowiązku jak najszybciej, jeszcze przed wszczęciem postępowania przymuszającego, aby uniknąć dodatkowych konsekwencji – przypomina prawnik.