Wprowadzenie obowiązkowego korzystania z KseF, stanowi istotny krok w usprawnieniu systemu podatkowego. Ma wpłynąć przede wszystkim na szybkość i efektywność działania, pomóc w redukcji błędów ludzkich oraz usprawnić zarządzanie dokumentacją. Dodatkowo eliminuje konieczność drukowania i ręcznego przetwarzania papierowych faktur, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów związanych z obiegiem dokumentów.
Pozytywne aspekty elektronicznego systemu fakturowania sugerują, że odpowiednio wdrożony KSeF może przyczynić się do usprawnienia operacji finansowych w przedsiębiorstwach. Niemniej jednak, implementacja tego rozwiązania niesie za sobą szereg wyzwań praktycznych.
Poważnym zagrożeniem jest możliwość wystawiania fałszywych faktur VAT w celu wyłudzeń finansowych. W sytuacji, gdy wszystkie dokumenty przechowywane na serwerze prezentują się jednolicie, istnieje ryzyko otrzymywania fałszywych faktur od nieistniejących kontrahentów, którzy wskazują swoje konta do płatności. Przykładem może być firma, która otrzymuje bardzo dużą ilość faktur z KSeF od różnych dostawców. W systemie prezentują się oni jako wiarygodni kontrahenci, lecz ich działalność nakierowana jest na wyłudzenie zapłaty niesłusznej należności. Szybkie zidentyfikowanie nieprawidłowości staje się wyzwaniem, gdyż wszystkie faktury prezentują się identycznie, co wymaga szczególnej uwagi i staranności w procesie weryfikacji.
Nowe przepisy dotyczące KSeF wprowadzają również istotną zmianę w kwestii ustalania daty wystawienia dokumentu. Pomimo, iż zgodnie z nowymi przepisami, faktura będzie uznana za wystawioną w dniu, w którym została przesłana do KSeF, a nie w chwili jej wygenerowania, to dopiero nadanie jej numeru identyfikacyjnego świadczy o rzeczywistej dacie wystawienia. Może zdarzyć się tak, że wysyłając fakturę do KSeF wieczorem, system nada dokumentowi datę dnia następnego i nie poinformuje o tej zmianie. Sytuacja taka może prowadzić do istotnych problemów związanych z obliczaniem terminów płatności.
W ramach KSeF faktura wprowadzona do systemu wchodzi w życie w czasie rzeczywistym. Negatywnym aspektem tego faktu może być sytuacja, w której wystąpią techniczne lub ludzkie błędy, prowadzące do natychmiastowych konsekwencji. Przykładem takiego scenariusza jest sytuacja w której firma A, korzystając z KSeF, wystawia fakturę elektroniczną dla firmy B. W wyniku ludzkiego błędu pracownika firmy A lub problemu z systemem, kwota na fakturze jest wprowadzona nieprawidłowo. Faktura jest natychmiast przekazywana do systemu firmy B, która może ją automatycznie zaakceptować i rozpocząć proces płatności. W efekcie firma B, nie zauważając błędu, dokonuje płatności na podstawie błędnej kwoty. Po zauważeniu błędu konieczne jest dokonywanie korekty, co może prowadzić do komplikacji związanych z odzyskiwaniem nadpłaconej kwoty, rozliczeniem różnic kursowych czy koniecznością zmiany dokumentów .
Jednym z kluczowych aspektów, na który zarządzający przedsiębiorstwami powinni zwrócić szczególną uwagę, jest konieczność skrupulatnego zarządzania uprawnieniami dostępu. Niejednokrotnie zdarza się, że zaniedbując to zagadnienie, pracownicy zachowują różne uprawnienia nawet po zakończeniu swojej współpracy z firmą, co rodzi ryzyko nieautoryzowanego dostępu do systemu, w tym przeglądania poufnych informacji czy nawet wprowadzania zmian w systemie. Zarządzanie uprawnieniami staje się zatem kluczowym elementem, który wymaga systematycznego monitorowania i aktualizacji.
W kontekście omawianego tematu nie sposób pominąć problemów z ewentualnymi błędami w strukturze logicznej faktur. Błędy takie mogą skutkować odrzuceniem pakietu wielu dokumentów, bez precyzyjnego wskazania, gdzie dokładnie wystąpił problem. Nawet pojedynczy błąd w strukturze logicznej faktury może prowadzić do odrzucenia całego pakietu, składającego się nawet z kilkuset dokumentów. Co istotne, system nie dostarcza precyzyjnych informacji dotyczących lokalizacji błędu, co stanowi potencjalne utrudnienie w procesie identyfikacji i naprawy problemu.
Wejście w życie KSeF wpłynie na różne obszary działalności firm, nie tylko związane z księgowością, ale również z obszarami IT, kadr oraz relacjami z klientami. Kluczowe jest zintegrowanie i dostosowanie bieżących systemów finansowo-księgowych do wymagań KSeF. Warto zauważyć, że skala problemów będzie zależała od wielu czynników, takich jak np. branża czy wielkość przedsiębiorstwa. Korzystanie z KSeF będzie obowiązkiem prawnym podatników, stąd warto przetestować go jeszcze przed wprowadzeniem.