Praca zdalna na stałe wpisała się w realia rynku pracy, a jej formalne uregulowanie w Kodeksie pracy (po nowelizacji związanej z dyrektywą work-life balance) spowodowało, że pracodawcy muszą spełnić szereg obowiązków, jeśli chcą wdrożyć ten tryb w swoim zakładzie.
Zobacz też: Wakacje składkowe – finansowy hit dla mikroprzedsiębiorców
Spis treści
-
- Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy
- Wdrożenie pracy zdalnej – podstawa prawna
- Porozumienie z organizacją związkową
- Obowiązkowe elementy regulacji pracy zdalnej
- Czas pracy i dyspozycyjność pracownika
- Kontrola i zasady obecności
- Podsumowanie
Czym jest praca zdalna według Kodeksu pracy?
Zgodnie z art. 67 Kodeksu pracy, praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu uzgodnionym z pracodawcą – najczęściej jest to adres zamieszkania pracownika. Praca zdalna wymaga wykorzystywania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, np. internetu i narzędzi online.
Wbrew częstemu przekonaniu – nie wystarczy sama zgoda pracodawcy. Potrzebne są jasne ustalenia, najlepiej w formie dokumentu lub regulaminu wewnętrznego.
Wdrożenie pracy zdalnej – podstawa prawna
Zgodnie z art. 67 Kodeksu pracy, praca zdalna może zostać wdrożona już przy zatrudnianiu nowej osoby lub w trakcie trwania zatrudnienia – w zależności od uzgodnień stron.
Co istotne, zgodnie z art. 67 §1, pracodawca wprowadza pracę zdalną w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli w firmie działa więcej niż jedna taka organizacja – wymagane jest wspólne uzgodnienie warunków.
Porozumienie z organizacją związkową
W porozumieniu lub w regulaminie pracy zdalnej należy uregulować m.in.:
-
- grupy pracowników objęte możliwością pracy zdalnej,
- sposób pokrywania kosztów pracy zdalnej (np. internetu, energii),
- zasady ustalania ekwiwalentów lub ryczałtów,
- sposób komunikacji i potwierdzania obecności,
- zasady kontroli wykonywania obowiązków,
- kontrola BHP,
- ochrona danych i bezpieczeństwo informacji,
- zasady korzystania z narzędzi pracy (instalacja, serwis, inwentaryzacja).
Przepisy pozwalają, by pracodawca zawierał takie regulacje w jednym porozumieniu zbiorczym lub w osobnych dokumentach – ważne, aby zakres obowiązków i zasad był kompletny i zgodny z Kodeksem pracy.
Zobacz też: KSeF w ochronie zdrowia – zmiany od 1 kwietnia 2026 r.
Obowiązkowe elementy regulacji pracy zdalnej
Pracodawca nie tylko może, ale musi uregulować sposób realizacji pracy zdalnej. Przepisy nie dają tu dowolności. Brak formalnych ustaleń (lub pominięcie wymaganych elementów) może skutkować problemami w razie kontroli PIP czy ewentualnych sporów z pracownikami.
Czas pracy i dyspozycyjność pracownika
Praca zdalna nie oznacza automatycznej elastyczności czy braku nadzoru. Nadal obowiązuje ogólna zasada wynikająca z art. 22 Kodeksu pracy:
pracownik pozostaje pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie.
Dlatego:
-
-
należy ustalić godziny pracy,
-
doprecyzować obowiązek dyspozycyjności,
-
zapewnić możliwość potwierdzenia rozpoczęcia i zakończenia pracy.
-
Kontrola i zasady obecności
Pracodawca ma prawo do:
-
-
kontroli wykonywanej pracy,
-
kontroli BHP i warunków pracy zdalnej,
-
kontroli przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych,
-
a także żądania potwierdzania obecności – np. poprzez systemy logowania, aplikacje czy harmonogramy online.
-
To wszystko powinno być opisane w dokumentach regulujących pracę zdalną – z uwzględnieniem przepisów RODO i ochrony prywatności pracownika.
Podsumowanie
-
-
Praca zdalna nie może być wdrożona „na słowo” – wymaga konkretnych ustaleń i dokumentów.
-
Pracodawca ma obowiązek uregulować zasady pracy zdalnej w sposób zgodny z Kodeksem pracy.
-
Należy określić m.in. koszty, czas pracy, zasady kontroli i ochrony danych.
-
Pracownik na pracy zdalnej nadal podlega kierownictwu pracodawcy i ma obowiązek dyspozycyjności w ustalonych godzinach.
-
Masz pytania dotyczące wprowadzenia pracy zdalnej w swojej firmie? Skontaktuj się z Doradztwem Podatkowym Graczyk – pomożemy Ci bezpiecznie i prawidłowo wdrożyć wszystkie wymagania prawne.