Obowiązek podatkowy jest ściśle powiązany z kwestią wystawiania faktur za wykonane usługi lub sprzedany towar. W tym kontekście należy pamiętać o terminach, w jakich faktury mogą być kontrahentowi wystawiane – są one bowiem ściśle określone odpowiednimi przepisami prawa.
Do kiedy wystawić trzeba fakturę?
Faktura jest (papierowym lub elektronicznym) dokumentem sprzedaży, który poświadcza transakcję pomiędzy uczestniczącymi w niej stronami. Automatycznie tworzy ona obowiązek podatkowy – ten bowiem, co do zasady, powstaje w momencie dokonania sprzedaży.
Przepisy regulujące kwestie wystawienia faktury są określone przez Ustawę o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nimi przedsiębiorca jest zobligowany do jej wystawienia do 15. dnia kolejnego miesiąca – względem tego, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Gdy otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę dokumentującą otrzymanie takiej zapłaty wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Reguła powyższa dotyczy zarówno faktur VAT, jak i faktur zaliczkowych, wystawianych na żądanie osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej.
Faktura zbiorcza
Istnieje możliwość wystawienia jednej, zbiorczej faktury, w której zawarte zostaną wszystkie transakcje, zrealizowane dla kontrahenta na przestrzeni jednego miesiąca.
Wyjątki od reguły
Istnieją sytuacje, w których fakturę można wystawić później, niż przewidują to ogólne przepisy. Tego rodzaju „przesunięcia” w terminach zależą od branży. I tak między innymi fakturę można wystawić…
-
do dnia upływu płatności – w przypadku dostarczania tzw. „mediów”, czyli np. energii elektrycznej, cieplnej czy gazu. Wyjątek ten obejmuje również najem, dzierżawę, leasing, usługi telekomunikacyjne, usługi ochrony osób i mienia oraz stałą obsługę biurową i prawną.
-
do 30 dni od dnia realizacji usługi – w przypadku usług budowlanych oraz budowlano-montażowych,
-
do 60 dni od dnia wydania książek drukowanych (nie dotyczy to innych druków – map, ulotek, gazet, czasopism i magazynów),
-
do 90 dni od dnia wydruku książek.
Fakturę można wystawić „z góry”, przed dokonaniem sprzedaży
Ustawodawca określił możliwość krótszego terminu wystawienia faktury. Jednakże i w tym przypadku obowiązują pewne ograniczenia – faktura nie może być wystawiona wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty na poczet przyszłej dostawy towaru albo wykonaniem usługi.
Od tej reguły również są określone wyjątki. Wskazany wyżej 60-dniowy termin nie dotyczy faktur dokumentujących usługi oraz dostawę towaru, dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, opłaty za media, usługi najmu, dzierżawy, leasing, ochronę osób, stałą obsługę prawną oraz biurową itp.
Warto zaznaczyć, że jeśli w momencie wystawiania faktury nie jest znana dokładna data sprzedaży (czyli dostawy towaru lub świadczenia usługi), to nie ma potrzeby jej wskazywać.