Od 1 kwietnia 2026 r. każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą w sektorze ochrony zdrowia – od jednoosobowych gabinetów lekarskich po duże spółki medyczne – będzie zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Obowiązek obejmuje przynajmniej odbiór faktur kosztowych, np. za paliwo, media, leasing czy sprzęt medyczny.
Zobacz też: Wakacje składkowe – finansowy hit dla mikroprzedsiębiorców
Spis treści
-
- Kto nie musi korzystać z KSeF – wyjątki
- Jak zmieniają się obowiązki w zależności od rodzaju podmiotu
- Praktyczne kroki przygotowawcze
- Jakie faktury będą odbierane w KSeF?
- Podsumowanie
Kto nie musi korzystać z KSeF – wyjątki
Nie wszystkie podmioty będą zobligowane do korzystania z systemu. Faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej mogą być wystawiane tradycyjnie, papierowo lub w formie elektronicznej poza KSeF.
Małe gabinety lekarskie, które w danym miesiącu nie przekroczą łącznej wartości sprzedaży 10 000 zł, będą mogły nadal wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. Po przekroczeniu limitu konieczne będzie korzystanie z systemu, bez możliwości powrotu do tradycyjnego fakturowania.
Faktury wystawiane na kasach fiskalnych (w tym paragony z NIP traktowane jako faktury uproszczone) do końca 2026 r. również nie będą objęte KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie także te dokumenty.
Jak zmieniają się obowiązki w zależności od rodzaju podmiotu
Jednoosobowe gabinety lekarskie zwolnione z VAT będą od 1 kwietnia 2026 r. odbierać wszystkie faktury kosztowe przez KSeF, ale faktury sprzedażowe dla pacjentów indywidualnych pozostaną poza systemem.
Lekarze czynni podatnicy VAT będą od tej daty zarówno wystawiać, jak i odbierać faktury B2B wyłącznie przez KSeF.
Prywatne przychodnie i spółki medyczne – niezależnie od formy prawnej – będą musiały w pełni korzystać z KSeF: odbierać wszystkie faktury kosztowe i wystawiać faktury sprzedażowe dla klientów B2B.
Praktyczne kroki przygotowawcze
-
- Sprawdzenie oprogramowania – upewnij się, że Twój system księgowy obsługuje KSeF.
- Dostęp do systemu – logowanie przez Profil Zaufany, podpis kwalifikowany lub e-dowód; w spółkach dostęp przydzielają osoby uprawnione (zarząd, pełnomocnik).
- Nadanie uprawnień – księgowej lub pracownikowi administracyjnemu; w większych podmiotach najlepiej kilku osobom dla bezpieczeństwa.
- Ustalenie procedur – jak często sprawdzane są faktury, kto odpowiada za pobranie dokumentów i przekazanie ich do księgowości.
- Integracja systemów – większe przychodnie i spółki medyczne powinny połączyć system medyczny z księgowym, aby uniknąć ręcznego pobierania faktur.
Jakie faktury będą odbierane w KSeF?
-
-
Paliwo i eksploatacja samochodów służbowych
-
Media (prąd, gaz, woda, internet, telefon)
-
Zakupy sprzętu i materiałów medycznych
-
Leasing, wynajem, kredyty (lokal, aparatura)
-
Usługi zewnętrzne (sprzątanie, ochrona, serwis sprzętu, księgowość, oprogramowanie)
-
Zobacz też: Obowiązek 14-dniowego urlopu – jak to reguluje Kodeks pracy?
Podsumowanie
-
- Lekarze indywidualni zwolnieni z VAT odbierają faktury kosztowe przez KSeF, faktury sprzedażowe dla pacjentów indywidualnych pozostają poza systemem.
- Lekarze VAT-owcy wystawiają i odbierają wszystkie faktury B2B wyłącznie przez KSeF.
- Prywatne przychodnie i spółki medyczne muszą od 1 kwietnia 2026 r. w pełni korzystać z KSeF – zarówno odbierać, jak i wystawiać faktury.
Najlepsze praktyki: nadać uprawnienia księgowym i pracownikom administracyjnym oraz zintegrować system finansowo-księgowy z systemem medycznym, aby uprościć obsługę faktur i uniknąć ręcznej pracy.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do KSeF? Skontaktuj się z Doradztwem Podatkowym Graczyk – świadczymy usługi doradcze związane z wdrożeniem KSeF.