W sierpniu 2025 r. Prezydent podpisał ustawę dotyczącą obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To efekt audytu przeprowadzonego przez Ministerstwo Finansów, który wykazał liczne problemy w funkcjonowaniu systemu – głównie w zakresie bezpieczeństwa danych, architektury i wydajności.
Spis treści
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Zgodnie z przepisami, obowiązkowe e-fakturowanie w systemie KSeF zostanie wprowadzone etapami:
-
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże firmy, których roczne obroty przekraczają 200 mln zł.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – system obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, niezależnie od formy opodatkowania (w tym także zwolnionych z VAT).
Od 1 kwietnia 2026 r. każda firma będzie zobowiązana do wystawiania faktur wyłącznie przez system KSeF. Papierowe dokumenty i PDF-y przestaną być uznawane za prawidłowe. Już dziś przedsiębiorcy powinni rozpocząć wdrożenia, aby zdążyć z pełną adaptacją na czas.
Zobacz też: Odpowiedzialność wspólników spółki jawnej za zobowiązania spółki
Dodatkowe wsparcie dla przedsiębiorców
Aby ułatwić przygotowanie się do zmian, Ministerstwo zapowiedziało:
-
- uruchomienie dedykowanej infolinii KIS (od stycznia 2026 r.),
- organizację szkoleń i konsultacji,
- przeszkolenie 1000 dodatkowych pracowników KAS,
- kontynuację testów i otwartych spotkań z przedsiębiorcami.
To ważny sygnał, że wdrożenie systemu będzie przebiegać stopniowo i przy większym wsparciu administracyjnym.
Zobacz też: Zabezpieczenie roszczenia w sprawach gospodarczych
Czy będą kary?
System kar za błędy przy korzystaniu z KSeF nie wejdzie w życie od razu. Ministerstwo Finansów zapowiada, że sankcje zostaną wprowadzone po pełnym uruchomieniu systemu, czyli po przebudowie i po przeprowadzeniu zmian legislacyjnych. To podejście ma na celu umożliwienie firmom spokojnego przejścia przez proces adaptacji i zmniejszenie ryzyka błędów w pierwszym okresie korzystania z KSeF.
Jak się przygotować?
Warto już teraz rozpocząć przygotowania, aby uniknąć stresu i błędów w 2026 roku. Kluczowe kroki:
-
- Uzyskaj dostęp do systemu – np. za pomocą Profilu Zaufanego.
- Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje e-Faktury KSeF.
- Przeszkol zespół i zapoznaj się z wersją testową systemu.
- Monitoruj zmiany prawne i komunikaty Ministerstwa Finansów.
Podsumowanie
KSeF to duża zmiana dla wszystkich przedsiębiorców – niezależnie od wielkości firmy czy branży. Od 2026 roku wystawianie faktur będzie możliwe tylko przez system elektroniczny. Dla wielu firm oznacza to konieczność dostosowania oprogramowania, procesów wewnętrznych oraz przeszkolenia pracowników. Przedsiębiorcy muszą już przyśpieszyć wdrażanie KSeF, aby zyskać czas i przewagę oraz uniknąć chaosu tuż przed wejściem w życie nowych przepisów. Nie czekaj — zacznij wdrażać KSeF już dziś! Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z Doradztwem Podatkowym Graczyk.