Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą, musi liczyć się z powstawaniem pewnego rodzaju strat – braków, niedoborów oraz ubytków w towarach. Straty w towarach mogą być skutkiem kradzieży, przeterminowania czy utraty wartości (zniszczenia). Jest to naturalne zjawisko, występujące w przedsiębiorstwach, które utrzymują na stanie pewną ilość towarów.

Straty w towarach zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Strata nie zawsze uznawana jest za koszt podatkowy. Aby dana strata mogła zostać zaliczona do kosztów podatkowych, konieczne jest spełnienie następujących warunków:

  • strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,

  • jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,

  • istotna strata musi być właściwie udokumentowana (protokół straty, zgłoszenie szkody policji),

  • podatnik powinien wykazać, iż podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem straty.

Jeżeli podatnik właściwie zabezpieczył towary przed wszelkimi szkodami, a strata jest skutkiem zdarzenia losowego, którego nie można było uniknąć, to szkody powstałe w wyniku zniszczenia czy też kradzieży można zaliczyć do kosztów podatkowych. Także w przypadku, gdy straty powstaną w związku z naturalnymi właściwościami towarów, będą one stanowiły koszt podatkowy. Ma to miejsce szczególnie w przypadku towarów spożywczych, które dość szybko ulegają przeterminowaniu.

Ubytki towarów można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez konieczności szczególnej dokumentacji, gdy nie wykraczają one poza normy zwyczajowo przyjęte dla poszczególnych rodzajów działalności. Aby być pewnym co do właściwego uznania kosztów podatkowych, warto jednak posiadać odpowiednie dowody wewnętrzne dotyczące wszelkich strat w postaci ubytków w towarach.

Straty niestanowiące kosztu uzyskania przychodu

W przypadku, gdy straty w towarach będą wynikały z zaniedbania, niedopatrzenia bądź też niewłaściwego zabezpieczenia mienia, wtedy koszty strat nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów. Do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się strat powstałych w wyniku nadmiernych ubytków.

Tak więc do kosztów podatkowych nie można zaliczyć ubytków przekraczających ustalone normy a także niedoborów zawinionych. Niedobór zawiniony wynika z winy konkretnej osoby np. pracownika, pracodawcy. Kosztów tych nie uznaje się za koszty podatkowe, ponieważ winę za powstanie niedoborów można przypisać konkretnej osobie.

Moment ujęcia straty w kosztach podatkowych

Koszty te są potrącalne w dacie powstania straty. Jeżeli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Według generalnej zasady za dzień ich poniesienia, uważa się dzień, w którym go zaksięgowano na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w przypadku ich braku na podstawie innego dowodu.

Obowiązek korekty VAT

Obowiązek korekty VAT zależy od tego, czy powstała strata jest wynikiem zaniedbań podatnika, czy też wynikiem siły wyższej, niezależnej od przedsiębiorcy. W przypadku straty, którą zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, nie występuje obowiązek dokonania korekty deklaracji VAT. W przypadku niedoborów zawinionych czy też ubytków przekraczających normy, korekta deklaracji jest niezbędna.

Stan prawny na 25.10.2018r.