Prowadzenie biznesu wymaga nawiązywania kontaktów z kontrahentami, prowadzenia negocjacji itd. Nie zawsze najlepszym miejscem na takie spotkanie jest firmowe biuro. Czasem zdarza się, że przedsiębiorca nie ma nawet możliwości zaproszenia klienta na rozmowę do siedziby firmy – jeśli np. mieści się ona w prywatnym mieszkaniu albo spotkanie odbywa się w odległej od biura miejscowości. Wtedy rozwiązaniem jest umówienie się na spotkanie w restauracji. Tam przy posiłku, dobrej kawie, w „klimatycznym” wnętrzu lokalu można umówić szczegóły kontraktu, planowanej inwestycji itd. Pojawia się jednak pytanie – jak rozliczyć koszt takiego obiadu. I co z VAT za zjedzony z klientem lunch?
Koszt uzyskania przychodu
…to (zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) koszty poniesione w celu uzyskania przychodu, ewentualnie zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Innymi słowy – to wydatek pozostający w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi przychodami.
Zapraszając kontrahenta do restauracji, niewątpliwie ponieśliśmy koszt związany z prowadzonym biznesem. Jednak czy (zawsze) będzie on uznany za koszt uzyskania przychodu? Nie jest to wcale oczywiste – wystawiony przez restaurację rachunek może bowiem zostać potraktowany jako tzw. reprezentacja.
Wydatki na reprezentację
…zostały wyłączone z katalogu wydatków, które mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu (na podstawie art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Szkopuł w tym, że nie wiadomo dokładnie, czym jest wspomniana reprezentacja. Nie istnieje ustawowa definicja tego pojęcia, która problem rozstrzygnęłaby w sposób jednoznaczny i nie budzący kontrowersji. Fiskus oraz sądy posiłkują się w tym przypadku definicją czerpaną ze Słownika Języka Polskiego. Przyjmuje się, że o zakwalifikowaniu wydatku jako reprezentację decyduje cel, w jakim został on poniesiony – czyli poprawa wizerunku.
Jeżeli natomiast głównym celem takiego spotkania nie jest budowa wizerunku firmy czy wywarcie dobrego wrażenia na kontrahencie, a jedynie np. omówienie zasad współpracy z kontrahentem, to rachunek wystawiony przez restaurację może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
Czy to rozstrzyga kwestię
…sposobu księgowania kosztu firmowego obiadu? Niestety nie, ponieważ nadal – zarówno przedsiębiorcom, jak i organom skarbowym – problem przysparza wiele wątpliwości i budzi spory.
Brak ustawowej definicji pojęcia „reprezentacja” wymusza każdorazowo indywidualne rozpatrywanie sprawy. Jeśli zatem „wrzucimy w koszty” obiad z kontrahentem, powinniśmy liczyć się z tym, że fiskus zbada intencję poniesionego wydatku – czy wiąże się on z poprawą wizerunku firmy w celu ułatwienia zawarcia umowy, czy też bezpośrednio z uzyskaniem przychodu. Jeśli powodem spotkania były kwestie stricte związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, wydatek może być zaksięgowany jako koszt uzyskania przychodu. W takim przypadku jednak musimy liczyć się z tym, że zostanie to zakwestionowane przez urząd skarbowy. I to na nas spoczywać będzie wówczas odpowiedzialność za racjonalne uzasadnienie poniesienia takiego wydatku oraz jego związku z prowadzoną działalnością.
Realia biznesowe zmieniają się
…a wraz z tym zmienia się podejście fiskusa do pojęcia reprezentacji. Jeszcze do niedawna organy skarbowe oraz sądy administracyjne powszechnie uważały gastronomię za reprezentację. Obowiązywała wykładnia, że podatnik zapraszając klienta do restauracji tworzy wizerunek „dobrego gospodarza”. Obecnie zauważalne jest „przesunięcie akcentów” w interpretacjach – podkreśla się, że tylko wydatek na zakup tych usług gastronomicznych, których jedynym lub głównym celem jest tworzenie wizerunku firmy podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Nowe podejście fiskusa wynika ze zmiany obyczajów biznesowych – obecnie (zwłaszcza w niektórych branżach) zaproszenie kontrahenta na lunch stało się standardem i codziennością. Spotkania takie mają roboczy, czysto biznesowy charakter. Stanowią one przejaw dobrych praktyk, a głównym celem bynajmniej nie jest spożywanie posiłku lub wywieranie na kimkolwiek wrażenia.
Interpretacja przepisów Ministerstwa Finansów
…również dostroiła się do nowej rzeczywistości biznesowej. MF wydało interpretację ogólną w zakresie możliwości zaliczania do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatników wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów. W konkluzji MF wskazuje, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów wydatki na drobne poczęstunki, napoje, a także posiłki – niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią) – jeśli podawane są podczas rozmów (z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp.) dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej.
Czy to rozstrzyga kwestię księgowania np. obiadu z kontrahentem? Niestety nie. Spory między podatnikami a fiskusem na tym polu nie ustają. Być może „wyciszy” je dopiero wprowadzenie do ustaw podatkowych jednoznacznych definicji pojęć, które obecnie są źródłem wątpliwości.
Należy dodać, że Ministerstwo Finansów wydaje interpretacje ogólne w celu ujednolicenia zasad stosowania prawa. Jednakże brak jest jednoznacznego przepisu, który wskazywałby dla urzędów skarbowych nakaz stosowania tego rodzaju zaleceń.
Spotkanie z kontrahentem a VAT
Kolejnym problemem, przed którym stają przedsiębiorcy zapraszający na obiad kontrahenta, jest odliczenie VAT od kosztu takiego poczęstunku. Ustawa o podatku od towarów i usług wprowadza ograniczenie w tym zakresie – podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku VAT od usług gastronomicznych (czyli przygotowaniu i podaniu posiłku w miejscu, w którym jest on przyrządzany, np. w restauracji). Jeżeli zdecydujemy się zatem, aby zaksięgować w kosztach uzyskania przychodu spotkanie z kontrahentem w restauracji – nie mamy prawa do odliczenia VAT od takiego wydatku. Tym samym koszt księgujemy w kwocie brutto. Nie zawsze jednak posiłek podawany jest w miejscu jego przyrządzania. Istnieje bowiem catering. W przypadku usługi cateringowej bowiem podatnik ma prawo do odliczenia VAT. Istotna jest tutaj okoliczność dostarczania posiłku lub napojów poza lokalem usługodawcy.