PEŁNOMOCNICTWO OGÓLNE OMÓWIONE PRZEZ EKSPERTA
Pełnomocnictwo ogólne tak jak i szczególne zostało zdefiniowane w Ustawie ordynacja podatkowa, a to oznacza, iż to nie jest tożsame z pełnomocnictwem ogólnym opisanym w kodeksie cywilnym. Autonomia prawa podatkowego powoduje, że jeżeli mamy taką definicję, to jest ona stosowana w sposób bezwzględny i absolutny. Pełnomocnictwo, które w postępowaniu podatkowym może być wykorzystywane, może mieć jak wspomniano charakter szczególny jak i ogólny.
Ponadto rozróżniany jest status pełnomocnika. Mamy pełnomocnika zwykłego raz profesjonalnego.
Różnica jest w pewnych miejscach przepisów prawa a przede wszystkim w tym, że pełnomocnik profesjonalny może sam uwierzytelnić pełnomocnictwo. Ponadto pełnomocnik profesjonalny powinien korzystać z elektronicznych form wymiany korespondencji z organami podatkowymi w przeciwieństwie do zwykłego pełnomocnika. Zasadniczo pełnomocnictwo jest składane do akt sprawy czyli trudno jest w kontekście przepisów ordynacji podatkowej udzielić pełnomocnictwa szczególnego jeśli nie ma jeszcze akt sprawy.
To jest jedna z bardzo ważnych różnic między pełnomocnictwem szczególnym a pełnomocnictwem ogólnym, a mianowicie pełnomocnictwo szczególne może być udzielone dopiero po rozpoczęciu czynności, nawet w tej samej minucie ale już po rozpoczęciu. To oznacza, że do rozpoczęcia czynności musi zaistnieć pewna okoliczność w której podatnik będzie osobiście w danym miejscu. Doskonałym przykładem jest kontrola.
Pełnomocnik może obsługiwać kontrolę dopiero po jej rozpoczęciu.
Kontrola rozpoczyna się w momencie przedstawienia upoważnienia do kontroli kontrolowanemu. W praktyce wygląda to w ten sposób, że pracownicy organu podatkowego – kontrolerzy – przychodzą, mając imienne upoważnienia, przedkładają kontrolowanemu, kontrolowany podpisuje, rozpoczyna się kontrola i w tym momencie może np. wyznaczyć pełnomocnika szczególnego który będzie opiekował się tą kontrolą. W takiej sytuacji dostrzegalnym utrudnieniem może być to, że kontrolowany musiał być osobiście przy tym w przeciwieństwie do pełnomocnictwa ogólnego, gdzie przedsiębiorca może w tym czasie być np. na urlopie co wydaje się być wygodniejsze.
Czynności które podejmuje organ podatkowy, czy są to czynności kontrolne czy nawet czynności sprawdzające, czy chociażby postępowanie podatkowe mogą być podjęte w związku z oczekiwanym zwrotem podatku VAT i żeby nie blokować całej procedury można pozostawić pełnomocnika ogólnego który będzie mógł obsłużyć tę kontrolę. W każdym innym przypadku, kontrolowany, dla przykładu przebywający na urlopie poza granicami kraju, naraża się na to, że może być utrudnienie w rozpoczęciu tej kontroli w danym momencie, również kwestia korespondencji może być problematyczna bo pomimo że nie mógł odebrać korespondencji, ta może zostać uznana za odebraną pomimo że upłynęło 14 dni; co więcej doręczenie zastępcze charakteryzuje się tym, że korespondencja jest odsyłana i właściwie poza awizo w skrzynce pocztowej nie ma żadnego śladu.
Czyli taki przedsiębiorca po powrocie z urlopu udając się do Urzędu Pocztowego z awizo może zastać sytuację, że list już został odesłany i tak naprawdę może być trudnością pozyskanie informacji nawet o tym skąd ten list był. Co za tym idzie, nie będzie można ustalić czego ta korespondencja dotyczyła. Zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej jeżeli korespondencja jest wysłana na adres, traktuje się ją jako doręczoną. Istnieje tylko kilka czynności, które muszą być poprzedzone fizycznym odebraniem. Zdecydowana większość jednak odbywa się automatycznie – albo poprzez odebranie albo poprzez upływ terminu.
Czyli nawet skorzystanie z pełnomocnictwa szczególnego nie będzie możliwe, bowiem nie wiadomo będzie czego sprawa dotyczy.
Z kolei pełnomocnictwo ogólne będzie możliwe do zastosowania, a działa ono nie od momentu udzielenia tylko od momentu ujawnienia w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych (CRPO). Co oznacza, że nie wystarczy go tylko podpisać ale musi ono być złożone w Rejestrze i obowiązuje od następnego dnia po ujawnieniu.
Zgłoszenie do Rejestru nie oznacza automatycznego ujawnienia, bowiem między zgłoszeniem a ujawnieniem lub odrzuceniem upływa z reguły kilka godzin. Odrzucenie, które zdarza się nierzadko wynikać może niestety z podejścia Centralnego Ośrodka Informatyki do tego jak sobie życzy by wpisane były dane. Dochodzi do absurdalnych sytuacji w których ani polski wymiar sprawiedliwości, a dokładnie sądownictwo administracyjne ani urzędy niestety jeszcze nie dojrzały do tego by ten temat potraktować profesjonalnie.
Co mam na myśli? Otóż zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej mocodawca wskazuje dane identyfikujące w tym jego identyfikator podatkowy, dane identyfikujące pełnomocnika w tym jego identyfikator podatkowy a w przypadku nierezydenta jego numer i serię paszportu.
Problem polega na tym, że archaiczny portal Ministerstwa Finansów który służy do wpisywania i ujawniania pełnomocnictw ogólnych oczekuje, że ręcznie wpisana nazwa firmy będzie zgodna co do jednego znaku z tym co jest ujawnione chociażby w CEIDG albo w KRS. Pomimo podania poprawnego numeru NIP, jak przywołano wymaganego Ustawą, pomyłka polegająca np. na tym, że w skrócie s. c. zabraknie dajmy na to jednej z kropek albo cudzysłów będzie nie w tym miejscu co trzeba, bo wkradnie się odstęp przed lub za cudzysłowem – powoduje odrzucenie pełnomocnictwa.
Co więcej, poziom komunikacji z Rejestrem i jakość komunikatów które pojawiają się po odrzuceniu pełnomocnictwa są nieczytelne.
Reasumując nie ma pewności, że dziś zgłoszone pełnomocnictwo będzie obowiązywało od jutra.
Zgłoszenie pełnomocnictwa do Rejestru co jest, podkreślam, kluczową sprawą może nastąpić za przyczyną mocodawcy lub pełnomocnika profesjonalnego.
Ten ostatni uwierzytelniając kopię pełnomocnictwa czy też generalnie sam fakt pełnomocnictwa nie musi pierwotnego pełnomocnictwa otrzymać na gotowym formularzu.
Czyli pełnomocnictwo musi być na formularzu do zgłoszenia ale nie ma takiego wymogu do uwierzytelnienia. Wiąże się to z tym, że w praktyce danej osoby – jako mocodawcy – może w Polce nawet od kilku lat nie być ale mogą być prowadzone ich sprawy, udzielanym zdalnie pełnomocnictwem. To bardzo wygodna forma a sposób kontaktu jest ustalany tak by nie budził wątpliwości, szczególnie gdy dojść ma do wypowiedzenia pełnomocnictwa.
Wtedy jeszcze przez 14 dni reprezentowany jest klient, choć mocodawca może zwolnić pełnomocnika również z tych dodatkowych dni ochrony w sposób wyraźny nie dorozumiany.
Nie ma ograniczeń co do ilości pełnomocnictw funkcjonujących jednocześnie, jedynie wymagane jest aby wskazać który pełnomocnik jest odpowiedzialny za odbiór korespondencji.
Unikamy wtedy sytuacji w której organy mogą dopuścić się rozsyłania korespondencji w różne miejsca co może zaburzyć komunikację między kancelariami i pełnomocnikami.
To może mieć negatywne przełożenie na mocodawcę w przypadku np. rozpraw sądowych i trafiających w różne miejsca zawiadomień.
Zapraszamy wszystkich którzy potrzebują wsparcia w kontaktach z organami podatkowymi do skorzystania z reprezentacji w postaci pełnomocnictwa ogólnego.
To nie tylko dbałość o korespondencję, która jest z najwyższymi standardami obsłużona w naszej kancelarii wraz z prawidłowo oszacowanymi terminami.
To również obsługa spraw które jeszcze się nie rozpoczęły oraz dbałość o ich prawidłowy przebieg.
Informacje powzięte w związku z obsługą na podstawie pełnomocnictwa są oczywiście objęte tajemnicą, co jest gwarantem dla klienta absolutnej poufności.