Jeśli prowadzisz sprzedaż na rzecz konsumentów – niezależnie od branży – musisz znać nowe zasady dotyczące kas rejestrujących. Od lipca 2025 r. obowiązują zaktualizowane przepisy, które obejmują zarówno kasy tradycyjne, jak i te mające postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualne). Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zmiany, nowe obowiązki oraz konsekwencje ich naruszenia.
Zobacz też: KSeF – obowiązkowy od 2026 roku.
Spis treści
-
- Kogo dotyczą nowe przepisy?
- Jakie są nowe obowiązki przedsiębiorcy?
- Kasy wirtualne – co się zmienia?
- Jakie dokumenty i ewidencje trzeba prowadzić?
- Co zrobić w przypadku awarii, kradzieży lub zakończenia użytkowania?
- Podsumowanie
Kogo dotyczą nowe przepisy?
Nowe przepisy mają zastosowanie do wszystkich przedsiębiorców prowadzących sprzedaż na rzecz konsumentów, bez względu na branżę. Dotyczą zarówno tych korzystających z kas tradycyjnych, jak i tych, którzy używają kas wirtualnych – działających jako oprogramowanie.
Jakie są nowe obowiązki przedsiębiorcy?
Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy mają obowiązek:
-
- Rejestrować każdą sprzedaż (również zwolnioną z VAT) na zatwierdzonej kasie fiskalnej.
- Wystawiać paragony bez żądania klienta – w formie papierowej lub elektronicznej.
- Prowadzić raporty fiskalne dobowe i miesięczne.
- Przypisywać stawkom VAT oznaczenia literowe A–G.
- Prowadzić odrębne ewidencje dla zwrotów, reklamacji i pomyłek.
- Przechowywać dokumentację fiskalną i udostępniać ją na żądanie organów.
Zobacz też: Wizyty u kosmetyczki jako koszt firmowy – co warto wiedzieć?
Kasy wirtualne – co się zmienia?
Dla kas rejestrujących mających postać oprogramowania wprowadzono m.in.:
-
- szczegółowe wymagania techniczne,
- obowiązek stałego połączenia z Centralnym Repozytorium Kas (CRK),
- możliwość wystawiania paragonów tylko w formie elektronicznej – za zgodą klienta,
- obowiązki producentów w zakresie dokumentacji i zabezpieczeń,
- ograniczenia dotyczące edycji danych (brak możliwości ich zmiany lub usunięcia).
Jakie dokumenty i ewidencje trzeba prowadzić?
Przedsiębiorca musi zadbać o:
-
- prowadzenie książki kasy i raportów fiskalnych,
- dokumentację dotyczącą zwrotów i korekt,
- pisemne oświadczenia od pracowników, że zostali przeszkoleni,
- poprawną konfigurację kas i drukarek zgodnie z wytycznymi,
- archiwizację danych zgodnie z wymogami ustawy o VAT, ordynacji podatkowej oraz ustawy o rachunkowości.
Co zrobić w przypadku awarii, kradzieży lub zakończenia użytkowania?
W takich przypadkach obowiązują określone terminy i procedury:
-
- Awaria – zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 24 godzin.
- Kradzież – zawiadomienie w terminie do 5 dni.
- Zakończenie użytkowania – obowiązek sporządzenia raportów, przejścia kasy w tryb „tylko do odczytu” i zgłoszenia wyrejestrowania w ciągu 5 dni.
Podsumowanie
Nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących wprowadzają kompleksowe zmiany w sposobie ewidencjonowania sprzedaży, wymaganiach technicznych i obowiązkach dokumentacyjnych. Niedostosowanie się do nich może skutkować poważnymi sankcjami – zarówno podatkowymi, jak i karno-skarbowymi.
Prowadzisz sprzedaż na rzecz konsumentów i nie jesteś pewien, czy Twoja kasa spełnia nowe wymogi?
Skontaktuj się z Doradztwem Podatkowym Graczyk – pomożemy Ci dostosować działalność do aktualnych przepisów.