Firmy, które nie wdrożyły systemu zgłaszania nieprawidłowości lub próbują represjonować sygnalistów, mogą spodziewać się konsekwencji prawnych.
Kim są sygnaliści, dlaczego ich rola jest kluczowa dla organizacji i jak skutecznie wprowadzić system zgłoszeń?
Ustawa o ochronie sygnalistów
Od września 2024 roku w Polsce obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów, która nakłada na przedsiębiorców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek wprowadzenia wewnętrznego systemu zgłaszania nieprawidłowości. Nowe przepisy mają na celu ochronę osób zgłaszających nieetyczne lub niezgodne z prawem działania w miejscu pracy.
Co istotne, sankcje za brak wdrożonej procedury obowiązują już od 1 stycznia 2025 roku. Oznacza to, że firmy, które nie stworzyły odpowiednich kanałów zgłoszeń i procedur postępowania, mogą liczyć się z konsekwencjami prawnymi i finansowymi.
Kogo dotyczy obowiązek wdrożenia systemu zgłoszeń?
Obowiązek ten obejmuje wszystkie podmioty prawne, na rzecz których na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku pracuje zarobkowo co najmniej 50 osób.
Do tej liczby wliczają się zarówno pracownicy etatowi (przeliczani na pełne etaty), jak i osoby wykonujące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż umowa o pracę – pod warunkiem, że nie zatrudniają oni do tego rodzaju pracy innych osób.
Jeden z wyjątków:
Firmy zatrudniające mniej niż 50 osób – nie podlegają przepisom ustawy, ale także mogą wprowadzić system zgłoszeń, by zwiększyć transparentność organizacji.
Kim są sygnaliści i dlaczego ich rola jest tak istotna?
Sygnaliści to np. pracownicy, którzy informują o nieprawidłowościach w firmie.
Mogą to być naruszenia prawa, nadużycia finansowe, mobbing czy inne działania zagrażające interesom organizacji i jej pracowników.
Dzięki nowej ustawie sygnaliści mogą liczyć na ochronę prawną, co ma zachęcać do zgłaszania problemów i budowania transparentnej kultury organizacyjnej.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – jak powinna wyglądać?
Od 1 stycznia 2025 roku firmy objęte ustawą powinny wdrożyć procedurę zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych. Powinna ona określać:
Tryb przyjmowania zgłoszeń – zarówno anonimowych, jak i imiennych, za pomocą dedykowanego systemu, e-mail, telefon lub innych.
Sposób weryfikacji zgłoszeń – kto odpowiada za ich analizę, jakie działania podejmuje firma po otrzymaniu informacji.
Środki ochrony sygnalistów – gwarancje, że zgłaszający nie będą narażeni na represje, degradacje czy utratę pracy.
Konsultacje z pracownikami
Procedura musi zostać opracowana we współpracy z przedstawicielami pracowników.
Jeśli w firmie działa zakładowa organizacja związkowa, to z nią pracodawca powinien prowadzić konsultacje. W przeciwnym razie wymagane jest wyłonienie reprezentantów pracowników
i uzgodnienie procedur z nimi.
W wielu firmach funkcjonują systemy zbierania anonimowych opinii pracowników na temat funkcjonowania organizacji, jednakże w przypadku sygnalistów chodzi o poważniejsze sprawy, wymagające konkretnej reakcji ze strony firmy.
Sankcje za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych
Firmy, które nie wdrożyły systemu zgłoszeń zgodnego z ustawą, muszą liczyć się
z konsekwencjami.
Kara grzywny – pracodawcy, którzy nie ustanowią procedury lub zrobią to w sposób niezgodny z wymogami ustawy, podlegają karze finansowej.
Odpowiedzialność karna – osoby, które celowo utrudniają zgłaszanie nieprawidłowości,
mogą ponieść konsekwencje prawne, w tym karę pozbawienia wolności.
Jak skutecznie wdrożyć system zgłoszeń w firmie?
Zapraszamy do kontaktu z Doradztwem Podatkowym Graczyk, gdzie nasi specjaliści pomogą wdrożyć system dla sygnalistów. Wspieramy firmy, które inwestują w transparentność i ochronę pracowników.
Współpraca z nami pozwala nie tylko uniknąć sankcji prawnych, ale także zbudować silniejszą organizację opartą na zaufaniu i uczciwości.