Wbrew pozorom kwestia urlopów pracowniczych nadal pozostaje sprawą, która potrafi spowodować duży ból głowy pracodawcy. Nadto niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, gdy kwestia terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego powoduje niepotrzebne napięcia na linii pracodawca – pracownik, czego można uniknąć stosując narzędzia zaoferowane przez ustawodawcę.
Na wstępie należy rozwiać podstawową kwestię samego udzielenia urlopu. Zgodnie z art. 1542 § 1 Ustawy Kodeks pracy: Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu, z zastrzeżeniem § 4. Zatem zgodnie z przytoczoną regulacją, to nie pracownik „wybiera urlop” ale urlopu udziela mu pracodawca. Powyższe oznacza, że skorzystanie z tego jednego z największych benefitów stosunku pracy wymaga zgody pracodawcy (poprzedzonej wnioskiem pracownika). Kolejno zwrócenia uwagi wymaga, że ustawodawca narzuca na pracodawcę ograniczenia związane czy to z koniecznością uwzględnienia wniosku pracownika w sprawie wykorzystania urlopu w wymiarze minimum kolejnych czternastu dni kalendarzowych (art. 162 Kp.) czy związanych z wykorzystaniem urlopu zaległego najpóźniej do 30 września kolejnego roku (art. 168 Kp.). To powoduje, że z jednej strony pracodawca posiada pewną autonomię w zakresie wyrażenia zgody na urlop pracowniczy, z drugiej strony musi on pilnować, aby zachowane zostały prawa pracownika w tej kwestii. Kolejna kwestią – niejednokrotnie kluczową z punktu widzenia pracodawcy jest okoliczność związana z planowaniem i organizacją pracy. Bez względu bowiem na to, czy pracodawca zatrudnia jednego lub dwóch czy kilkudziesięciu pracowników nagły lub skumulowany przez kilku pracowników jednocześnie urlop może doprowadzić do dezorganizacji zakładu pracy.
Z uwagi na powyższe, zgodnie z art. 163 § 1 Kp. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672.
Cytowana regulacja oddaje zatem pracodawcy decyzyjność co do planowania urlopów pracowniczych. W praktyce powyższe polega na tym, że pracodawca (z reguły z początkiem roku, choć nie jest to ustawowy wymóg) w porozumieniu z pracownikami może ustalić, kiedy i w jakim wymiarze dany pracownik skorzysta ze swojego uprawnienia. To pozwala uniknąć sytuacji, gdy pracodawca zostanie „zaskoczony” wnioskiem urlopowym lub skorzystaniem z urlopu przez kilku pracowników w tym samym czasie. Jednocześnie warto zauważyć, że plan urlopowy jest wiążący dla obu stron stosunku pracy. To oznacza, że pracodawca co do zasady nie może (z wyjątkiem nadzwyczajnych okoliczności przewidzianych w Kodeksie pracy) „cofnąć” ujętego w planie urlopu (szczególnie, jeżeli w planie urlopów, urlop ten został określony w konkretnych datach). Z drugiej strony także pracownik jest niejako „związany” zaplanowanym urlopem – jego zmiana (co do wymiaru w danym okresie czy przesunięcia terminu) wymaga zgody pracodawcy. Niemniej jednak należy uznać, że te „ograniczenia” powinny być postrzegane jako swoisty złoty środek stanowiący zabezpieczenie obu stron stosunku pracy.
Ustawodawca nie nakłada na pracodawcę i pracownika uregulowania w palne urlopu całej dostępnej dla danego pracownika puli urlopowej. Z tego powodu nie ma przeszkód, aby w planie urlopu uwzględnić np. tylko tzw. długi urlop (najczęściej w okresie wakacyjnym) pozostawiając pozostałą pulę urlopu do swobodnego, bieżącego wykorzystania przez pracownika. Jednocześnie w planie urlopów można uwzględnić całą pulę. Jedynym ograniczaniem jest część urlopu o której mowa w art. 1672 Kp. czyli tzw. urlop na żądanie (zatem od planowanej puli urlopu należy odliczyć przysługujące z tego tytułu cztery dni). Można przyjąć, że brak jest także przeciwskazań do tego, aby stosować kilka planów urlopu (np. na pół roku) – jeżeli takie rozwiązanie jest korzystne z punktu widzenia organizacji pracy. Nadto na stworzony już plan urlopu nie wpływa okoliczność zatrudnienia nowych pracowników w trakcie roku kalendarzowego – w takim wypadku taki pracownik jest po prostu „dopisywany” do już obowiązującego planu. Kolejno, plan urlopów można stosować także względem tylko określonych grup pracowników (czy komórek organizacyjnych), jeżeli funkcjonowanie firmy wymaga precyzyjnego zorganizowania ich nieobecności w pracy.
Podsumowując, planowanie urlopu zgodnie z omawianą regulacją może przyczynić się – z punktu widzenia pracodawcy do lepszego zorganizowania pracy a jednocześnie do poczucia zabezpieczenia wypoczynku – z punktu widzenia pracownika.