W dobie cyfryzacji coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się nad możliwością rezygnacji z tradycyjnych, papierowych dokumentów sprzedażowych i zakupowych na rzecz ich elektronicznej wersji. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną na wniosek spółki z branży medycznej, potwierdzającą, że możliwe jest przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności archiwizacji papierowej. Dodatkowo, organ potwierdził, że faktury zakupowe przechowywane elektronicznie uprawniają do pełnego odliczenia podatku VAT, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów wynikających z ustawy o VAT.
Kluczowe kwestie poruszone w interpretacji
Podczas analizy skarbówka skupiła się na trzech głównych aspektach:
- Czy można przechowywać faktury elektronicznie?
- Czy elektroniczne przechowywanie dokumentów umożliwia odliczanie VAT?
- Jakie warunki muszą spełniać firmy, aby korzystać z elektronicznej archiwizacji?
Spółka argumentowała, że elektroniczna forma przechowywania dokumentów jest zgodna z ustawą o VAT, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur. Fiskus zgodził się z tym stanowiskiem, podkreślając, że nowoczesne rozwiązania cyfrowe spełniają wszystkie wymogi prawne, jeżeli są odpowiednio zabezpieczone.
Warunki cyfrowej archiwizacji
Według interpretacji, aby dokumenty elektroniczne mogły być uznane za równoważne papierowym, muszą spełniać szereg wymagań:
- Zabezpieczenie autentyczności i integralności– m.in. poprzez stosowanie kodów kreskowych, podpisów elektronicznych albo systemów zabezpieczających przed edycją dokumentów.
- Dostępność dokumentów– dokumenty muszą być dostępne dla organów podatkowych w każdej chwili, zarówno online, jak i offline.
- Przechowywanie przez okres co najmniej 5 lat– zgodnie z wymogami prawa podatkowego, a w przypadku przechowywania za granicą, konieczne jest zapewnienie możliwości ich szybkiego odnalezienia.
Praktyczne rozwiązania w firmach
Przedsiębiorstwa, które decydują się na cyfrową archiwizację, często korzystają z zaawansowanych systemów ewidencji faktur. Przykład jednej z firm pokazuje, że dokumenty papierowe są skanowane, rejestrowane w systemie, a następnie utylizowane po ich weryfikacji. Elektroniczne faktury są oznaczane kodami kreskowymi, zabezpieczane przed nieautoryzowaną edycją i odpowiednio katalogowane. Weryfikacja danych odbywa się poprzez kontrole biznesowe, które obejmują sprawdzenie zgodności danych kontrahentów, umów oraz przypisanie dokumentu do konkretnego zdarzenia gospodarczego.
Czy elektroniczne faktury dają prawo do odliczenia VAT?
Tak. Fiskus potwierdził, że odliczanie VAT z faktur elektronicznych jest możliwe, jeśli dokumenty te spełniają ustawowe wymogi, a transakcje są związane z działalnością opodatkowaną. W przypadku działalności mieszanej (np. sprzedaż opodatkowana i zwolniona), konieczne jest zastosowanie odpowiednich proporcji odliczenia VAT lub przypisanie kosztów do konkretnych czynności.
Podsumowanie – korzyści dla przedsiębiorców
Przejście na cyfrową archiwizację faktur to nie tylko zgodność z prawem, lecz także realna oszczędność miejsca, czasu i kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w tradycyjnej formie. Elektroniczne faktury ułatwiają zarządzanie dokumentacją, przyspieszają dostęp do potrzebnych danych i minimalizują ryzyko utraty dokumentów.
Warto pamiętać, że kluczem do legalnego i efektywnego korzystania z elektronicznych faktur jest wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń, przestrzeganie terminów przechowywania oraz zapewnienie łatwego dostępu do dokumentów dla organów podatkowych.
Masz pytania dotyczące elektronicznej archiwizacji faktur lub chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć takie rozwiązania w swojej firmie? Skontaktuj się z Doradztwem Podatkowym Graczyk – pomożemy dostosować rozwiązania do Twoich potrzeb!