Wielu przedsiębiorców oraz konsumentów zastanawia się, czy paragon – powszechny dowód zakupu – może być zamieniony na fakturę VAT. W kontekście działalności gospodarczej faktura VAT jest często niezbędna, by odliczyć podatek, dlatego pytanie o możliwość takiej zamiany jest jak najbardziej zasadne. Sprawdźmy, kiedy jest to możliwe, jakie warunki muszą być spełnione oraz jakie terminy obowiązują.
Paragon czy faktura VAT – różnice i znaczenie
Paragon jest podstawowym dokumentem potwierdzającym zakup, który otrzymujemy w punkcie sprzedaży detalicznej. Dla konsumentów indywidualnych zazwyczaj jest wystarczający, ale w przypadku przedsiębiorców faktura VAT pełni kluczową rolę. Pozwala ona na:
- uwzględnienie kosztów w księgowości,
- odliczenie podatku naliczonego od podatku należnego.
Zamiana paragonu na fakturę VAT jest możliwa, jednak proces ten obwarowany jest kilkoma istotnymi zasadami.
Warunki konieczne do wystawienia faktury VAT na podstawie paragonu
- Numer NIP na paragonie Od 1 stycznia 2020 roku w Polsce obowiązuje regulacja, która wymaga, by paragon zawierał numer NIP nabywcy, jeśli ma on stanowić podstawę do wystawienia faktury VAT. Paragon bez numeru NIP nie może zostać zamieniony na fakturę. Ponadto, nie ma możliwości dopisania numeru NIP po fakcie ani uzyskania duplikatu z numerem.
- Termin wystawienia faktury Przedsiębiorca ma prawo zażądać wystawienia faktury VAT w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano zakupu. Po upływie tego terminu uzyskanie faktury nie będzie możliwe.
- Dodatkowe dokumenty Podczas wizyty u sprzedawcy, oprócz oryginalnego paragonu, przedsiębiorca może być poproszony o okazanie dokumentu tożsamości oraz dowodu prowadzenia działalności gospodarczej (np. wpisu do CEIDG lub numeru REGON).
Zakupy online – specyfika i procedura
W przypadku zakupów w sklepach internetowych obowiązują nieco inne reguły. Najczęściej, jeśli numer NIP zostanie podany podczas składania zamówienia, sprzedawca automatycznie wystawia fakturę VAT. Jeśli jednak klient otrzymał paragon i chce zamienić go na fakturę, konieczne jest:
- zgłoszenie tego faktu mailowo lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej sklepu,
- przesłanie skanu lub zdjęcia paragonu (w niektórych przypadkach),
- zachowanie 3-miesięcznego terminu, podobnie jak przy zakupach stacjonarnych.
Podsumowanie – o czym warto pamiętać?
Zamiana paragonu na fakturę VAT jest możliwa, pod warunkiem przestrzegania określonych przepisów i terminów. Kluczowym elementem jest umieszczenie numeru NIP na paragonie już podczas zakupu. Dzięki temu proces ten przebiegnie sprawnie i bezproblemowo.
Świadomość tych zasad pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych trudności i skutecznie zarządzać dokumentacją w swojej działalności gospodarczej.